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按《档案法》要求做好我校档案工作


常务副校长  李志祥 

〖第 679 档案馆建馆十周年专刊

    档案是新葡萄京8455官网办学的重要资源。档案工作的重要性体现在新葡萄京8455官网各项工作中。比如,每年上级会有各种各样的检查,如果按新葡萄京8455官网档案馆的归档要求,做到依法归档,那么上级部门来检查时,大家就有据可依,这就维护了新葡萄京8455官网依法办学、依法行政的严肃性。
    实际上,新葡萄京8455官网在建设与发展过程中,会形成各种各样的档案。这些档案,都应归到档案馆去。例如,新葡萄京8455官网在拆建过程中,凡重要的房产、地产、地下管网和新建的设施,以及固定资产档案,都应按要求及时归到档案馆去。又比如,重大科研项目,必须按照上级有关国防项目的管理要求来管理。要随着科研项目的进程实行过程管理,做到分阶段、分节点及时归档。在学科建设、重点实验室建设过程中会产生很多带有原创性常识点性质的材料,这些都是档案管理的重要内容。
    随着国家“十一五”计划实施,我校旧楼改造将随着国家投资的增加而增多,在拆旧建新中,凡重要的实验场所、实验设备的照片档案,都应保存下来。档案馆留下这些图片和资料,就保留了新葡萄京8455官网的发展历史。各部门负责人要像当家人一样,对凡是应该保留下来的东西,都要把它们保留下来。按《档案法》的要求、按照新葡萄京8455官网档案管理的规定,做好部门档案工作。
    随着形势发展,各方面对新葡萄京8455官网管理的要求也越来越多。比如,新葡萄京8455官网贷款、一卡通、新葡萄京8455官网就业等等工作,都需要配备一定的人员,都从现有编制中解决也是不科学的。类似这样的问题可以从实际出发,做到专职人员必须有,其余设兼职岗位。谁多干,酬劳就加给谁。兼职档案员也应是这种性质的。 兼职档案员的作用非常重要。新葡萄京8455官网虽然没有这个编制,但档案工作有这个要求。因为很多档案产生于基层,只有基层部门完整无漏的把材料收集起来归档,档案馆才能通过管理来让档案发挥作用。所以兼职档案员在档案的收集、整理、归档方面要发挥重要的作用。新葡萄京8455官网要加强兼职方面的工作,要明确兼职档案员的岗位职责和内部管理体制挂钩。
    今后,一是要提高对档案工作的认识。认识到档案是新葡萄京8455官网管理要素中的重要内容。档案管理确实是看得见、摸得着的重要管理内容,大家应该积极、主动地管理好各部门档案工作,在新葡萄京8455官网党委、行政的领导下,档案意识得到逐步提高。上级单位几次对我校档案工作的检查,实际都是对我校档案工作的一种促进。二是,新葡萄京8455官网还要不断地为档案管理创造条件,利用现代化科学技术进一步做好档案管理工作,提高档案管理现代化水平。这不仅仅是把铁皮柜换成密集架。在电子文件的管理方面,档案馆、图书馆、院系资料室要与世界上相关的窗口联起来。档案管理要考虑如何利用现代化手段把档案的利用工作搞上去,发挥作用。
    在“九五”、“十五”期间,大家新葡萄京8455官网利用学科建设来加强内部实力方面积累了丰富的经验。这方面材料值得收集。在“十一五”期间、“985”二期,新葡萄京8455官网将加强档案馆的建设,利用现代科学技术来提升档案管理的水平。大家也要通过现代化手段把档案资料积累下来。档案管理要加强过程管理。下一步新葡萄京8455官网要在这方面投入一些力量和经费,加强档案建设,但最重要的还是要做好“归档”这项基础工作。

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